《为什么精英都是Excel控》学思笔记

阅读时间:2019.12.26

1.此书的目的:消除人们对Excel表格的压力和恐惧,提高工作效率,减少误算几率。

2.此书的特点:不是技术指南,不讲函数。

3.要达成此书目的的前提:自己要建立Excel的基本原则,团队要贯彻统一的原则。


第一章 一目了然的Excel

4.一目了然Excel的正确格式原则:

  • 行高设定为18,显得不拥挤
  • 英文字体为Arial,看起来更舒服
  • 字号要统一,数字用千分撇区隔,更容易理解
  • 项目下的细项要缩排,能使表格架构看起来更清除
  • 单位要自成一栏,让人一目了然
  • 表格框线上下粗,其余细,不需要竖线
  • 文字靠左对齐,数字靠右对齐。符合阅读习惯。数字也容易辨识位数。
  • 表格不从A1单元格开始,可以看见表格外框

5.数字颜色的规则

  • 如果是手动输入的数字用蓝色
  • 如果是计算公式得出的数字用黑色
  • 不可以用手动输入的数字和计算公式的数字混合计算,容易出错

6.表格的背景色选择淡色系,容易看清数字

7.隐藏自带网格线的方法是背景设定为白色

8.隐藏行时,用“组成群组”功能,而不是“隐藏”功能。这样更容易让人注意到表格是有隐藏内容的。

9.不填入数字的空白单元格应填入“N/A”

10.删除没用的工作表,不浪费其他人特意点开的时间

11.建议一边输入数据或进行运算,一边调整格式设定

12.在公司/团队内部贯彻格式原则的步骤

  • 明文规定格式原则
  • 团队成员之间相互纠正格式的错误
  • 定期检讨选择

13.格式的松懈,就是心态的松懈。格式的错误,就是团队全体的责任。


第二章 正确无误的Excel

14.避免Excel误算的三大法则:

  • 只做简单易懂的计算。加减乘除。
  • 彻底执行检查工作。
  • 彻底执行团队合作。加强沟通。

15.计算式中不可以有“手动输入的数字”,否则不知其出处,难以理解。避免使用太长的算式。

16.制作出工作表的架构图,三大法则:

  • 工作表从左向右计算。
  • 工作表用颜色分类。同属性的工作表标上同样的颜色。并把工作表索引标成同样的颜色。如此可以很快找到对应的工作表。
  • 不可以隐藏工作表。一是让其他人注意不到。二是防止把不便透露的信息发给客户的悲剧事。

17.暂时用不到的工作表设定为灰色。

工作表的数量越少越好。汇总性质一样的表格。

明确标记出数字的出处。受到质疑有依有据。如果出处内容过长,可用表内上标功能+表外注释的方式处理。

18.检查Excel的三大重点:

  • 每计算一次就要检查一次。不要拖延到一堆再检查。
  • 所有的单元格都要检查。不要有检查一半就差不多的心态。
  • 检查的时长应等于计算的时长。如果很快就检查完了,要注意是否检查的彻底。

19.检查的方法:

  • 在有算式的单元格按F2,可以知道计算内容。为了避免误按到F1,可以把该键扣下来。
  • 追踪前导参照的方法:单击“公式”,选择“追踪引用单元格”。(依次按下键:Alt+M+P)可以知道被追踪的单元是由哪几个单元格计算而来的。选择“移箭头除”可以取消追踪。(依次按下键:Alt+M+A+A)
  • 追踪从属参照的方法:单击“公式”,选择“追踪从属单元格”。(依次按下键:Alt+M+D)可以知道被追踪的单元格是否有被某些单元格用于计算。选择“移箭头除”可以取消追踪。
  • 用折线图来检查数值的推移,是否有与趋势不一样的地方,则重点检查。
  • 安排充裕的时间。

20.团队合作的两大原则:

  • 指定一个人负责计算。即使检查发现了错误,也应将错误反馈给计算的人来修正。
  • 计算的文件只能有一个。存档时使用另存为,并编号。旧的数据文件统一放入old文件夹中,以便保留修订轨迹。

21.好的计算文化:

  • 以简单的计算为目标
  • 以所有团队成员都看得懂的计算为目标
  • 不使用非必要的宏或者函数

第三章 高效率的Excel

22.既要提升Excel作业的质,也要增加Excel作业的量

  • 彻底遵行格式原则和检查工作
  • 使用快捷键
  • 增加使用Excel的机会
  • 增加用数字思考的机会

23.与Ctrl有关的快捷键。需要同时按住Ctrl和其他键。

  • Ctrl+1 可以弹出单元格格式
  • Ctrl+Tab 可以移动标签
  • Ctrl+A 可以全选工作表
  • Ctrl+箭头键 可以移动到当前资源区边缘
  • Ctrl+Shift+箭头键 可以选取整行或整列,但是会出现超出表格的情况,此时需要在表格边缘加上一栏end
  • Ctrl+Page Down/Page Up 可以在工作表之间快速移动
  • Ctrl+加号 可以弹出插入行列的对话框
  • Ctrl+上引号 可以移动到其他工作表前导参照

24.不必猛记快捷键,当你感觉自己在重复同样的步骤时,再去查询即可。

25.与Atl有关的快捷键。不需要同时按住,应该依序操作。

  • Alt H H 变更背景色彩
  • Alt H F C 变更文字色彩
  • Alt H F F 变更背景色彩
  • Alt M P 追踪前导参照
  • Alt M D 追踪从属参照
  • Alt M A A 移除箭头
  • 其他的不写了,按Alt有按键提示,用多了自然会

26.按F2可以检查算式,按F4可以重复之前的操作。


阅读结束时间:2019.12.30 21:33

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